La gestión de proyectos de TI ha evolucionado con el tiempo. Si hace algún tiempo la actividad se limitaba al equipo de TI, hoy en día abarca y requiere la colaboración de otras áreas empresariales.

Por esta razón, es crucial que los gerentes sean capaces de organizar y asignar tareas, presupuestos y roles de la mejor manera posible. Para ayudar en este proceso, existen plataformas de gestión de proyectos TI como el IT Service Desk de Freshworks: Freshservice.

Antes de adentrarnos en las características de Freshservice, intentemos comprender lo que implica la gestión de proyectos.

¿Qué entendemos por gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de actividades, técnicas y metodologías destinadas a planificar, coordinar, ejecutar y supervisar proyectos de TI. Una gestión efectiva y eficiente de proyectos de TI es clave para lograr los objetivos del equipo de TI dentro de plazos, costos y recursos establecidos.

El uso de herramientas y técnicas de gestión de proyectos se vuelve fundamental para:

• Definir el alcance de los proyectos;
• Establecer requisitos y objetivos;
• Planificar las actividades;
• Asignar recursos;
• Monitorizar el estado de avance;
• Gestionar los riesgos.

¿Cuáles son las fases de trabajo?

Las fases de trabajo de la gestión de proyectos pueden variar según la metodología adoptada por los Gerentes de Proyectos de TI, pero en general, podemos identificar las siguientes fases comunes:

• Definición. Se definen los objetivos del proyecto, los requisitos funcionales y no funcionales, las restricciones y los límites de tiempo y recursos;
• Planificación. Se elabora el plan del proyecto, que incluye las actividades a realizar, los tiempos, los recursos necesarios, el presupuesto, el plan de comunicación y el plan de gestión de riesgos;
• Ejecución. Se realizan las actividades planificadas, como el desarrollo de software o la implementación de la infraestructura de TI. También se gestiona la comunicación entre los miembros del equipo y los stakeholders;
• Control. Se monitoriza el estado de avance del proyecto y el Change Management. También se realizan controles de calidad para garantizar el cumplimiento de los estándares y requisitos;
• Cierre. Se entrega el producto o servicio de TI y se realizan las actividades de aceptación por parte del cliente. También se evalúa el proyecto para determinar si se han alcanzado los objetivos, analizando cualquier problema y áreas de mejora.

Estas fases no son necesariamente lineales y pueden superponerse y repetirse según las necesidades de cada proyecto.

Sin duda, contar con un software de gestión de proyectos TI como Freshservice puede ser de gran ayuda para las empresas que desean tener una visión completa y una organización efectiva de los proyectos directamente en su IT Service Desk.

 

¿Cómo ayuda Freshservice en la Gestión de Proyectos TI?

Las características de Freshservice para la gestión de proyectos de TI son muchas, veámoslas en detalle:

• División de tareas. Organiza los proyectos dividiéndolos en tareas y sub tareas que pueden asignarse fácilmente, incluso a personas externas al equipo de TI;

 

• Seguimiento avanzado de tareas. Completa las tareas solo si se han completado todas las sub tareas dependientes. Esto te permite trabajar con un solo plazo;

 

• Seguimiento detallado del progreso del proyecto. Con el panel de proyectos en tiempo real puedes ver todos los detalles que necesitas en una sola pantalla;

 

• Colaboración y compartición con todos los equipos. Fomenta el intercambio mutuo de ideas, adjunta archivos y enlaces al proyecto para permitir una mayor colaboración;

 

• Actualización continua de los tickets asociados al proyecto. Supervisa y gestiona todos tus tickets, cambios y activos relacionados con un proyecto en la misma pantalla de tu IT Service Desk;

 

• Gestión de incidentes. Configura múltiples políticas SLA para establecer plazos para las tareas. Promueve el mejoramiento del servicio con encuestas de satisfacción que puedes enviar directamente a los empleados. Gestiona la carga de trabajo prevista y los plazos con recordatorios y notificaciones automáticas.

La gestión de proyectos suele ser desafiante y, naturalmente, el objetivo de los Gerentes de Proyectos de TI es siempre lograr el máximo rendimiento y llevar a cabo los proyectos sin muchos contratiempos y complicaciones. Por esta razón, un software de gestión de proyectos TI como Freshservice puede simplificar considerablemente las diversas fases de trabajo y garantizar una visibilidad completa del trabajo.

Si deseas conocer y probar todas las funcionalidades y características de Freshservice para la gestión de proyectos, contáctanos para una consulta gratuita.