Optimización de procesos: ¿cómo automatizar la gestión TI empresarial?
La optimización de procesos es una palanca estratégica para las empresas que desean mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la productividad. Mediante la adopción de tecnologías automatizadas, se pueden optimizar las tareas repetitivas y manuales, liberando un tiempo valioso para centrarse en tareas más estratégicas y creativas.
¿Qué son los procesos de automatización?
Los procesos de automatización son procedimientos o actividades que se realizan de forma automática o semiautomática, utilizando herramientas tecnológicas y software específicos. El principal objetivo de las automatizaciones es reducir la intervención humana en tareas repetitivas, aumentar la eficacia operativa, reducir los errores y liberar recursos humanos para tareas más estratégicas y de alto valor.
Estos procesos pueden aplicarse en diversos sectores y ámbitos, como marketing, producción, finanzas, gestión de recursos humanos y muchos otros.
Las tecnologías de automatización más comunes incluyen software de gestión de procesos empresariales (BPM), sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), software de automatización de marketing y robots de software (bots) para automatizar tareas digitales.
¿Cómo optimizar los procesos empresariales?
La automatización de los procesos empresariales implica varios pasos clave que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
A continuación te damos una visión general de cómo iniciar en el mundo de la automatización y optimización de procesos:
- Identificación de procesos a automatizar: el primer paso consiste en identificar los procesos empresariales que más pueden beneficiarse de la automatización. Puede tratarse de actividades repetitivas, manuales o de gran volumen que requieren mucho tiempo y recursos.
- Análisis de procesos: una vez identificados los procesos, es importante analizarlos para conocer a fondo los pasos que hay que dar, los recursos necesarios y las posibles ineficiencias. Esto ayuda a determinar qué partes del proceso pueden automatizarse y optimizarse.
- Selección de herramientas de automatización: en este punto es necesario seleccionar las herramientas y el software de automatización más adecuados, según las necesidades de la empresa.
- Diseño e implantación: este paso implica la configuración de flujos de trabajo, la creación de reglas y procesos automatizados dentro del software seleccionado. Así como la integración con otros sistemas empresariales existentes.
- Pruebas y optimización: tras la implantación, es importante probar el sistema de automatización para asegurarse de que funciona correctamente y produce los resultados deseados.
Automatización de procesos con Freshservice
Freshservice, la plataforma de servicios de TI de Freshworks, ofrece un completo conjunto de funciones de optimización de procesos relacionadas con:
- Procesos internos: asignación automática de tickets de Freshservice a los departamentos y miembros de equipo adecuados. Establecimiento de niveles de aprobación y agilización de procesos críticos, como la aprobación de viajes e incorporación de nuevos empleados.
- Gestión de problemas, cambios y versiones: personalización de reglas de activación, mediante funcionalidades de automatización de escenarios. Además, el Observador, una herramienta que permite realizar acciones y tareas relevantes en todos los módulos, incluidos incidentes, problemas, cambios y liberaciones.
- Gestión de infracciones de SLA: con Freshservice, puedes reasignar tickets automáticamente o enviar notificaciones de violación de SLA. Esto utilizando reglas preestablecidas y monitoreando el desempeño del servicio; obteniendo así una visión clara sobre los SLA.
- Supervise todos los eventos del service desk: con Supervisor, una función de automatización del software, puedes crear tu propio conjunto de reglas para supervisar todos los tickets del service desk. Además gestiona los problemas abiertos, como las respuestas pendientes, y reasignar los tickets vencidos.
Freshservice: la plataforma ideal para la automatización de procesos
Con Freshservice, las empresas pueden beneficiarse de una solución de automatización de procesos empresariales completa y flexible. La plataforma ofrece una amplia gama de funcionalidades intuitivas y fáciles de usar que agilizan y facilitan la automatización de tareas repetitivas y manuales.
Conoce más información sobre cómo Freshservice puede ayudarte a agilizar el trabajo, mejorando la eficiencia de tus procesos y gestión de TI.