Software IT Asset Management, come ti aiuta Freshservice per l’ITAM

L’ITAM è il processo di gestione delle apparecchiature IT durante il loro ciclo di vita o periodo di proprietà, che ha l’obiettivo di aumentarne al massimo il valore per l’azienda. I software di IT Asset Management aiutano le imprese con l’implementazione e l’automazione del controllo, dell’utilizzo e della manutenzione di inventari di beni complessi.

Cosa sono gli asset IT?

Gli asset IT, noti anche come beni o risorse IT, sono tutti gli elementi fisici e immateriali utilizzati per svolgere le attività di un’azienda nel contesto dell’informatica e della tecnologia. Le risorse del mondo IT includono hardware come computer, server, dispositivi di rete, stampanti e dispositivi mobili, ma anche software, come sistemi operativi, applicazioni aziendali, programmi e licenze.

Oltre agli hardware e ai software, gli asset informatici possono includere anche risorse digitali come dati, documentazioni, infrastrutture di rete, servizi cloud, sistemi di sicurezza e altro ancora.

Gestione asset informatici, qual è loro il ciclo di vita?

Il ciclo di vita di un asset IT riguarda tutto il percorso che attraversa dal momento in cui viene acquisito a quando viene sostituito. Vediamone le singole fasi:

• Pianificazione e acquisizione. In questa fase iniziale, vengono identificate le esigenze aziendali e si pianifica l’acquisizione degli asset IT necessari per soddisfarle. Ciò include la definizione dei requisiti, la ricerca di fornitori, l’analisi dei costi e l’approvazione dell’acquisto;

 

• Implementazione e distribuzione. Dopo l’acquisizione, gli asset IT vengono installati, configurati, testati e distribuiti ai vari reparti;

 

• Utilizzo e gestione operativa. Durante questa fase, gli asset IT vengono utilizzati attivamente per svolgere le attività aziendali previste. La gestione operativa comprende il monitoraggio delle prestazioni, la manutenzione preventiva, la risoluzione di problemi e la gestione delle richieste di assistenza;

 

• Aggiornamenti e miglioramenti. Gli asset IT richiedono aggiornamenti regolari, ottimizzazioni dei software, implementazione di nuove funzionalità e miglioramento delle prestazioni;

 

• Ritiro e smaltimento. Alla fine del loro ciclo di vita, gli asset IT vengono ritirati o sostituiti. La dismissione deve avvenire in modo sicuro in quanto contengono dati e informazioni soggette a privacy. Si procede quindi con il recupero dei dati pertinenti e la gestione del riciclaggio o dello smaltimento.

 

Durante tutto il ciclo di vita, la gestione degli asset IT coinvolge anche attività come l’inventario degli asset, la pianificazione finanziaria, il monitoraggio delle prestazioni, la gestione delle licenze, la sicurezza e la conformità.

I vantaggi di gestire le risorse IT con un software IT Asset Management come Freshservice

Secondo uno studio di Gartner, un’adeguata gestione degli asset IT può ridurre i costi operativi fino al 30% e i costi totali di proprietà fino al 5-10%.

Avere un software IT Asset Management come Freshservice ti permette di massimizzare il valore dei beni IT, ottimizzare le risorse, garantire la sicurezza e il corretto funzionamento delle attività aziendali. Ma vediamo nel dettaglio gli altri vantaggi che può avere un’impresa:

• Database unificato. Freshservice ti permette di avere tutte le risorse IT attualmente in uso e il relativo storico all’interno dell’organizzazione. Le informazioni possono essere aggiornate in tempi più rapidi riducendo la possibilità di errori;

 

• Monitoraggio utilizzo e riduzione dei costi. Con Freshservice l’utilizzo delle risorse IT può essere costantemente monitorato e massimizzato. Inoltre, controllando gli acquisti futuri di asset IT non necessari all’organizzazione, si evitano spese indesiderate;

 

• Garanzia di conformità. Questo aspetto è fondamentale perché negli ultimi anni si è assistito al fenomeno dello “Shadow IT”, ovvero l’utilizzo di software senza l’approvazione del team IT. Quindi, avere un buon processo di gestione degli asset informatici garantisce che questi siano costantemente supervisionati;

 

• Individuazione asset critici. Se un asset deve essere modificato o è soggetto alla risoluzione di un problema, con Freshservice puoi accedere alle informazioni in modo rapido e semplice. Condurre l’analisi della causa principale e raggiungere una risoluzione sarà più facile;

 

• Monitoraggio degli acquisti di tutti i team. Grazie alla raccolta dei dati degli asset IT nel service desk, puoi registrare e monitorare tutti gli acquisti fatti dai vari team e reparti, individuare i trend di spesa e prendere decisioni in merito;

 

• Aggiornamento costante degli asset. Con Discovery Probe puoi scansionare tutte le risorse IT alla ricerca di nuovi hardware e software per aggiornare periodicamente i dati;

 

• Gestione dei contratti. La funzione di pianificazione dei contratti di Freshservice velocizza il processo di gestione, aiutandoti a mantenere registrazioni di tutti i tuoi contratti con fornitori terzi e a prendere decisioni consapevoli sulla base di dati reali.

Un’efficace gestione del ciclo di vita degli asset IT consente alle organizzazioni di massimizzare il valore dei beni IT, ottimizzare le risorse, garantire la sicurezza e il corretto funzionamento delle mansioni aziendali.
Con l’utilizzo di un software IT Asset Management come Freshservice il tuo reparto IT riscontrerà sin da subito un netto miglioramento nello svolgimento delle attività quotidiane relative agli asset informatici.
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